นำประชุม Online Meeting อย่างไร ให้ไม่แป้ก

Work from Home รอบนี้กลับมา หลายคนเริ่มรู้สึกชินชากับสภาพแวดล้อมของการทำงานที่บ้าน พลอยทำให้การประชุมออนไลน์ไม่ใช่เรื่องตื่นเต้นเหมือนแต่ก่อน ที่ทุกคนยังสนุกกับการเปลี่ยน Background และลองฟังก์ชั่นใหม่ๆ ทำให้ครั้งนี้หัวหน้าทีมอาจจะรู้สึกว่ายากลำบากมากขึ้นเล็กน้อยในการนำประชุมให้บรรยากาศดีและได้ผล ทีมงาน UNBOX จึงขอนำเสนอ Tips เล็กๆน้อยๆให้บรรยากาศการประชุมออนไลน์ที่แสนจะน่าเบื่อในบางครั้ง กลับมาสดชื่น และได้ผลการประชุมอันกระชับรวดเร็วมากขึ้นค่ะ

• ระหว่างรอประชุม ลองเปิด Introduction Slide ให้ผู้เข้าร่วมเห็น Agenda หรือเข้าใจกฎการประชุมก่อน
สำหรับทีมที่มีจุดประสงค์การประชุมอยู่แล้ว หัวหน้าทีมอาจย้ำ Agenda การประชุมในระหว่างการรอคนเข้าครบ เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้เตรียมตัว และอาจนึกขึ้นได้ว่าหัวข้อไหนเกี่ยวกับตนเอง พร้อมทบทวนว่าเตรียมข้อมูลมาพร้อมหรือไม่ ส่วนหากเป็นการประชุมครั้งใหม่ หรือเป็นการสอนออนไลน์กับเด็กๆ อาจขึ้นกฏของการเรียนการสอนว่าควร Rename ชื่อตัวเองเป็นอะไร ควรเปิดกล้องตลอดเวลาหรือไม่ และเอกสารประกอบการเรียนในวันนี้สามารถ Download ได้ที่ใด ทั้งหมดนี้ผู้เข้าประชุมจะได้รู้สึกดีกับการเตรียมความพร้อมของเราด้วยค่ะ

• หากไม่อาจบังคับให้ทุกคนเปิดกล้อง แต่ใช้วิธีทักทายให้รู้สึกสบายใจ
การเปิดกล้องให้เห็นหน้ากันหมดเป็นบรรยากาศที่ทำให้ผู้พูดรู้สึกว่ามีคนฟัง แต่หากมีใครที่ไม่สะดวกใจจริงๆ เช่นสภาพแวดล้อมที่บ้านอาจไม่เหมาะสม หรือไม่สบายใจที่จะเปิดเผยมุมส่วนตัว อาจจะต้องแล้วแต่บริบทของทางหน่วยงานต่างๆว่าซีเรียสมากแค่ไหนในการเปิดกล้อง แต่ถ้าไม่อยากจะบังคับเพื่อนร่วมทีม แล้วอยากเห็นหน้าให้รู้สึกว่าเราไม่ได้พูดคนเดียว อาจจะพูดทักทายแล้วลองดูว่าเขาอยู่หน้าการประชุมหรือไม่ แล้วลองดูปฏิกิริยาอีกทีว่าเขาเปิดกล้องทักทายกับเราหรือไม่

• เอ่ยทักทายผู้อื่นก่อนด้วยคำในเชิงบวก (Positive Word)
การทักทายผู้อื่นในเชิงบวกเป็นหลักการทักทายแบบสากล ที่ถ้าอยากให้การสนทนาของวันนั้นราบรื่น จงเริ่มต้นด้วยคำพูดในเชิงบวก คนไทยเราอาจจะชินกับการชมเสื้อผ้า หน้า ผม หรืออาจจะชมในเรื่องของงานที่ผ่านมา หรือชวนคุยเรื่องสนุกๆที่แสดงถึงความใส่ใจทีมก็ได้ค่ะ

• เมื่อพูดเนื้อหา ชี้แจงความเกี่ยวของของเนื้อหาที่มีต่อผู้เข้าร่วมประชุมเสมอ
ปัญหาใหญ่ของการประชุมออนไลน์ คือผู้เข้าร่วมประชุมมักเสียสมาธิได้ง่าย และอาจจะมีกิจกรรมอื่นทำควบคู่ไปด้วยอีกมาก ดังนั้นเพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมกำลังฟังสิ่งที่เรานำเสนออยู่จริงๆ อาจต้องมีการระบุว่า สำหรับในหัวข้อนี้นั้นเกี่ยวข้องกับ …… และต้อง Call for Action หัวข้อต่อหัวข้ออย่างชัดเจนว่า สิ่งที่ต้องทำต่อไปจากหน้านี้คืออะไร

• เมื่อไม่มีคำตอบของประเด็นบางเรื่อง อย่าปล่อย Dead Air นานไป
Dead air นั้นทำให้บรรยากาศการประชุมกริบ และเจื่อนได้ หากเราลองพยายามระดมไอเดียที่สุดแล้วแต่สมาชิกยังเงียบ ให้ข้ามไปประเด็นอื่น แต่อย่าลืมจดโน้ตไว้เพื่อคุยกันอีกครั้งหลังเบรก หรือหากเป็นเรื่องที่ต้องเตรียมข้อมูลมากขึ้นเพื่อให้พูดคุยต่อได้ ควรนัดเป็นการประชุมครั้งถัดไป เพราะต้องยอมรับว่าการ Brainstorm กันทางออนไลน์นั้นไม่ใช่ช่องทางที่หลายคนคุ้ยเคย ดังนั้นต้องให้เวลาเขาเตรียมข้อมูลจนกว่าจะสบายใจและพูดคุยได้ค่ะ

• พักเบรกและพูดคุยกันได้เหมือนชีวิตจริง
ควรกำหนดเวลาการพักเบรก หรือพักได้หากมองเห็นว่าผู้เข้าประชุมเหนื่อยล้า และอาจชวนสนทนาง่ายๆเป็นกันเองในประเด็นที่เหมือนได้พูดคุยที่ออฟฟิศ หรืออาจลองอัพเดตกิจกรรม WFH ใหม่ๆที่แต่ละคนสนใจในรอบนี้

• รักษาเวลา เคารพการจัดการเวลาของทีมเสมอ
สิ่งที่สำคัญที่สุดของการ Work from Home นั้นคือนายจ้างต้องเชื่อใจและเคารพเวลาของทีม และทีมเองก็ต้อง Deliver งานที่สมน้ำสมเนื้อกับชั่วโมงการทำงานตามได้รับมอบหมาย ดังนั้นการประชุมที่บ้านนั้นมิได้หมายถึงจะประชุมเมื่อไหร่ก็ได้ นานเท่าใดก็ได้ แต่ก็ต้องกระชับ มีตารางที่แน่นอน ให้เหมือนกับการประชุมที่ออฟฟิศ และควรจะดูแลให้กระชับมากกว่าการประชุมที่ออฟฟิศเสียด้วยซ้ำ เนื่องด้วยการทำงานที่บ้านอาจจะมีแนวโน้มจะเสียสมาธิได้ง่ายกว่าการทำงานในที่ทำงานปกติค่ะ

• ขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมและสรุป Next step เสมอ เพื่อให้งานเดินหน้าได้ต่อไป
เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่าใกล้จบประชุม มักกลับมากระตือรือร้นและเตรียมทำสิ่งต่อไปเสมอ ผู้นำประชุมควรใช้โอกาสนี้ในการทบทวนข้อสรุปและสิ่งที่ต้องทำต่อไปจากการประชุมวันนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีใครพลาดประเด็นใด หากเป็นหัวหน้าที่ซีเนียร์และสามารถเช็คงานน้องๆในทีมได้อย่างเป็นทางการ ก็อาจจะสอบถามทำความเข้าใจกับน้องๆให้ทบทวนข้อสรุปสั้นๆอีกครั้งหนึ่งได้ค่ะ

จาก Tips ทั้งหมดนี้ ทาง UNBOX ก็หวังว่าจะทำให้การประชุมของทุกคนเป็นไปอย่างราบรื่น กระชับ ไม่น่าเบื่อนะคะ หากใครที่มีปัญหาหรืออยากแชร์ประสบการณ์การ Work from Home ที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สามารถพิมพ์ Comment ที่ช่องด้านล่างนี้ได้ค่ะ 😊

Contributor

Jinsiree Palakawongsa Na Ayudhya

Full-time lecturer at a school of communication arts and freelance event planner. Living with a strong passion for experiential and event marketing. Her happiness is all about making event audiences smile and playing with her cats.

Contributor

Share this post with your friends

More Articles

blog
Jinsiree Palakawongsa Na Ayudthaya

Marketing Campaign ที่ทาสหมาทาสแมวอาจเผลอใจให้

UNBOK BKK ขอส่งท้ายเดือนสิงหาคมด้วยบทความสบายๆ เหมาะสำหรับนักการตลาดที่เป็นทาสน้องหมาและน้องแมว เคยสังเกตกันไหมคะว่าบางทีเราก็รู้สึกดีและจดจำแบรนด์แบรนด์หนึ่งได้ด้วยความรู้สึกดี ที่ไม่ใช่เพราะพรีเซนเตอร์หรือรูปลักษณ์สินค้าเสียทีเดียว แต่เป็นเพราะเราจดจำความน่ารักของน้องหมาน้องแมวในสื่อชิ้นนั้นๆได้ วันนี้ UNBOK BKK

Read More »
blog
Pichapen Sorum

อัพเกรดเนื้อหาเดิมในเว็ปไซต์อย่างเป็นระบบ: ทำอย่างไร และเมื่อใดที่ควรทำ?

(บทความนี้แปลและดัดแปลงจากต้นฉบับภาษาอังกฤษที่เขียนโดย Chris Gregory เผยแพร่ผ่านเวปไซต์ Marketing Land วันที่ 24 มกราคม 2020)

Read More »
blog
Nisara Sittatikarnvech

5 เคล็ด (ไม่) ลับจากนักธุรกิจแถวหน้าของโลก ที่ช่วยเติม ‘แรงบันดาลใจ’ ให้กับงาน

ไม่ใช่แค่อาชีพสายครีเอทีฟที่ต้องใช้แรงบันดาลใจเป็นเชื้อเพลิงลอตใหญ่ในการทำงาน แต่ความจริงแล้ว ‘แรงบันดาลใจ’ คือสิ่งพื้นฐานที่ทุกคนในทุกสาขาอาชีพควรมี! อ้างอิงจากสิ่งที่ Scott Barry Kaufman นักจิตวิทยาชาวอเมริกัน แชร์เอาไว้ในบทความของเขาบนเว็บไซต์

Read More »
Comodo SSL