เคยเจอปัญหาเหล่านี้กันไหม? ตามงานจนจะเลย Deadline แล้ว! ก่อนหน้านี้เวลาที่เราอยากตามงานเพื่อนร่วมทีม เราอาจจะแค่เดินไปทักทายที่โต๊ะแล้วก็แกล้งตามงานแบบเนียนๆ แต่ปัญหาการตามงานที่วุ่นวายได้เกิดขึ้นอีกครั้งหลังจาก WFH มาแสนยาวนาน และบางบริษัทก็ยังใช้มาตรการนี้อยู่ หรือมีพนักงานใหม่เข้ามาจนทำให้เรามีปฏิสัมพันธ์กันน้อยลง หรือทำ Timeline ใน Excel แต่ส่งกันไปมาจนไม่รู้แล้วว่าไฟล์ไหนคือ Version ล่าสุด
บทความนี้ทีมงาน UNBOX จะมาแนะนำเครื่องมือที่จะมาช่วยจัดการ Projects หรือ Marketing Plan ต่างๆ ให้ง่ายและเป็นระเบียบมากขึ้น
TRELLO
มาเริ่มกันที่เครื่องมือยอดนิยมอย่าง Trello ที่มี Templates ตั้งต้นหลากหลายให้ได้เลือก แต่ที่ใช้กันบ่อยๆคงหนีไม่พ้น Project Management Template ซึ่งเราสามารถใช้งานได้หลากหลาย รวมถึงยังเปลี่ยนมุมมองในการดู Board ได้ทั้งแบบ Kanban, List view, รวมถึง Calendar นอกจากนี้ผู้ใช้งานยังสามารถใส่ Status หรือสถานะให้กับงานต่างๆ ใส่วันที่ แนบไฟล์ และแชร์ Board ที่เราสร้างให้เพื่อนร่วมงานเราได้อีกด้วย
ด้วยเหตุผลที่การ Customize ใน Trello ค่อนข้างจำกัด จึงเหมาะกับทีมทำงานหรือ Project ขนาดเล็กที่มีลักษณะการทำงานที่ใกล้เคียงกัน
ดูคลิปตัวอย่างการใช้งาน
(ทีมงานทุกคนสามารถเห็นได้หมดเลยว่าตอนนี้สถานะงานไปถึงไหนแล้ว ใครรับผิดชอบส่วนไหนบ้าง หัวหน้างานก็สามารถตามงานได้ถูกคนด้วย)
SMARTSHEET
อัพเกรดกันขึ้นมาอีกนิดกับ Smartsheet ใครที่คุ้นเคยกับการใช้ Excel น่าจะชอบสิ่งนี้ เนื่องจากผู้ใช้งานสามารถ List สิ่งที่ต้องทำในแต่ละแถวได้เหมือน Excel เลย แต่ที่ดีกว่านั้นคือเราสามารถใส่ชื่อผู้เกี่ยวข้องกับงาน ระยะเวลาดำเนินการ และตารางเดียวกันนี้เราสามารถเปลี่ยนมุมมองได้เหมือนกับ Trello อีกด้วย ที่้สำคัญสามารถ Export ไฟล์ออกมาได้ในรูปแบบ Excel, รูป หรือ PDF ตามความชอบใจ
Smartsheet เหมาะกับ Project Manager ที่ต้องดีลงานด้วยกับหลายทีม สะดวกสุดด้วยระบบ Automation ที่สามารถส่งอีเมลไปยังสมาชิกเพื่อเตือนและให้ทำ Task ที่เรามอบหมายไว้ให้
ดูคลิปตัวอย่างการใช้งาน
AIRTABLE
มาถึงเครื่องมือที่ค่อนข้าง Advance อย่าง Airtable กันบ้าง ที่เอื้อให้ผู้ใช้งานเชื่อมต่อกับระบบต่างๆอย่าง Gmail, Google Drive, MailChimp และอื่นๆอีกมากมาย ตัว Worksheet เองยังเปลี่ยนมุมมองได้หลายรูปแบบทั้ง Grid, Kanban, Calendar และ Gallery แล้วแต่ความถนัดของแต่ละคน นอกจากนี้เพื่อความคล่องตัวในการสื่อสาร Airtable ยังมีช่องให้ได้แชทคุยกับคนในทีมอีกด้วย
Airtable เหมาะกับบริษัทขนาดกลางและทีมที่ต้องทำงานข้ามแผนกกัน อย่างไรก็ตาม ด้วย Features ที่มีเยอะมากอาจจะทำให้ผู้ใช้มือใหม่ที่ใช้เครื่องนี้ในการจดบันทึกง่ายๆอาจจะถอดใจเพราะความซับซ้อนก็เป็นได้
ดูคลิปตัวอย่างการใช้งาน
(จริงๆแล้ว Airtable จะสามารถเรียกได้ว่าเป็น Super Excel ก็ได้)
