ผ่านเวลามาร่วมปีกว่าๆที่วงการการตลาดประเทศไทยเริ่มใช้ Virtual Event สำหรับบริษัทของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นงานประชุม งานสัมมนา งานเปิดตัวสินค้า หรืองานแถลงข่าว ทาง UNBOX ก็ได้ใช้เวลา 1 ปีที่ผ่านมานี้เรียนรู้วิธีการจัด Virtual Event ในแบบที่ทั้งเวิร์ค และไม่เวิร์คเช่นเดียวกัน จึงขอแชร์ประสบการณ์ที่ได้เรียนรู้เป็น Check List สิ่งที่ห้ามลืมในการทำ Virtual Event ดังนี้ค่ะ

1. พิจารณาผู้รับชมของเราแล้วเลือก Platform ให้ถูกต้อง
ช่องทางการทำ Virtual Event นั้นมีหลายรูปแบบ ที่เราคุ้นชินกันดีอาจจะเป็นการถ่ายทอดผ่าน Facebook, YouTube, Laz Live, Shopee Live หรือจะเป็นงานอีเวนต์สำหรับคนเฉพาะกลุ่มโดยการถ่ายทอดทาง Zoom หรืออาจจะสร้าง Platform พิเศษที่เขียนขึ้นมาใหม่โดยเฉพาะ เช่นการรับชมผ่านเว็บไซต์พิเศษของทางเจ้าภาพก็ได้ค่ะ

เลือก Platform อย่างไรให้เหมาะสม

  • Facebook: เหมาะสำหรับผู้ชมหมู่มาก คนไทยโดยทั่วไปเน้นการปฏิสัมพันธ์ที่ผู้ชมสามารถฝากข้อความง่ายๆได้ สามารถมีกิจกรรมที่แตกต่างหลากหลายได้แล้วแต่การออกแบบคิวงาน
  • Laz Live, Shopee Live: เหมาะสำหรับการขายของโดยเฉพาะ เน้นกระตุ้นคนด้วยโปรโมชั่นพิเศษ
  • Zoom และช่องทางพิเศษอื่นๆ: เหมาะกับผู้ชมที่มีความรู้ความเข้าใจในการใช้งานโปรแกรมในระดับหนึ่ง อาจเป็นงานที่ต้องซื้อบัตร หรืองานภายในองค์กรที่ตรวจเช็คชื่อผู้เข้าร่วมได้อย่างชัดเจน อาจออกแบบกิจกรรมให้สามารถพูดคุยกันได้มากน้อยแล้วแต่วัตถุประสงค์ของงาน

2. Reason to watch ทำไมฉันต้องเข้ามาดู?

การจัด Virtual Event ไม่ใช่แค่การทำตาม Trend แต่ต้องตอบตนเองให้ได้เสมอว่าจัดไปเพื่ออะไร และมีแม่เหล็กอะไรที่จะดึงดูดให้คนเข้ามาชม เพราะอย่าลืมว่า Virtual Event โดยเฉพาะการออกอากาศทางช่องทาง Social Media นั้นเป็นสิ่งที่ผู้ชมไม่ต้องตัดสินใจเยอะ มีอำนาจแค่คลิกอยู่ในมือว่าจะกดชมหรือไม่ต้องกดชม ไม่ต้องใช้ความพยายามมาก และไม่สามารถมี Commitment ใดๆเลยว่าใครจะเข้าชมหรือไม่เข้าชม ดังนั้น Reason to watch ของงานเราต้องแข็งแกร่งมากค่ะ ซึ่งตัวอย่างเหตุผลในการเข้าชมนั้น สามารเป็นไปได้ดังต่อไปนี้

  • มีสิ่งใหม่ที่ต้องชมก่อนใครที่นี่ เช่นงานเปิดตัวสินค้ารุ่นใหม่ล่าสุดที่ไม่เคยเห็นมาก่อน
  • มีโปรโมชั่นที่ต้องติดตามที่นี่ ลดเยอะกว่าเทศกาลไหนๆ
  • มีศิลปินดาราที่ฉันติดตาม และเพิ่มเติมกิจกรรมพิเศษกับศิลปินคนนั้น
  • มีความรู้ใหม่ที่หาได้จากที่นี่ ที่เป็นหัวข้อพิเศษ หาฟังไม่ได้ที่ไหนอีกแล้ว
  • เป็นนโยบายจากทางบริษัทที่ต้องเข้าร่วม
  • หรือมีสิ่งใดที่รู้สึกพลาดไม่ได้? ถ้าไม่ได้รับชมในวันนี้ อาจจะไม่มีเรื่องพูดคุยกับเพื่อนๆในวันรุ่งขึ้น

3. โปรโมทเพียงพอหรือยัง
นักการตลาดหลายคนใส่ใจแต่เนื้อหาและกิจกรรมในวันงาน แต่กลับลืมที่จะประชาสัมพันธ์หรือสร้างกิจกรรมดึงดูดให้คนเข้ามาร่วมงาน การโปรโมทนั้นควรทำอย่างน้อย 1-2 สัปดาห์ล่วงหน้า โดยชูจุดขายจาก Reason to watch ทางด้านบน โดยช่วง 1-2 วันก่อนเริ่มงาน อย่าลืมย้ำถึงวันเวลาและช่องทางการรับชมนะคะ

4. เช่าอุปกรณ์ครบทุกอย่างหรือยัง
สำหรับนักการตลาดบางคนที่ลงมือทำ Virtual Event ด้วยตัวเอง หรือจ้างบริการหลายส่วนแยกๆเข้ามาประกอบกัน อย่าลืมเช็คความครบถ้วนของอุปกรณ์นะคะ โดยอุปกรณ์ทั้งหมดนี้จะมากน้อย หรือเป็นชุดใหญ่ชุดเล็กแค่ไหน แล้วแต่ Scale งานของเราค่ะ โดยสิ่งที่ต้องคำนึงถึงมีดังต่อไปนี้

  • ระบบกล้อง และระบบภาพทั้งหมด รวมถึงภาพกราฟฟิค (Lower third หรือการแสดงข้อความทางด้านล่างจอเพื่อทำให้คนจดจำข้อมูลได้แม้พิธีกรหรือผู้ดำเนินรายการจะประกาศไปแล้ว)
  • ระบบเสียง รวมไปถึงเพลงประกอบในช่วงต่างๆที่ไม่ติดลิขสิทธิ์การออกอากาศ
  • ระบบแสงที่สวยงามเมื่อออกกล้อง ตรวจเช็คด้วยตาเปล่าไม่เหมือนออกกล้องนะคะ
  • สัญญาณ Internet และแผนสำรองกรณีสัญญาณหลักเกิดปัญหา

ทั้งหมดนี้ทีมงานควรจะทดสอบระบบ เช่นทดสอบการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์ม และตรวจสอบภาพในกล้อง ก่อนการเริ่มงานอย่างน้อย 2-3 ชั่วโมงนะคะ ในกรณีที่ Live ผ่านช่องทางพิเศษเช่นทาง Laz Live, Shopee Live หรือช่องทางที่จัดทำขึ้นใหม่เองอาจจะต้องทดสอบระบบก่อนหน้านั้นอย่างน้อย 2-7 วันเลยล่ะค่ะ

5. ทีมงาน Stand by ดูแลในวันจริง
สิ่งที่สำคัญที่สุดนั่นก็คือทีมงานที่จะดูแลผู้ชมในการ Live จริง ไม่ว่าจะเป็นคนสื่อสารข้อความต่างๆในตัว Message box / Chat box / ช่อง Comment โดยควรเตรียม Pattern ข้อความสื่อสาร สำหรับ Scenario ต่างๆที่สามารถเกิดขึ้นได้ โดยข้อความเชิงรุกนั้นอาจจะเป็นการเน้นย้ำถึงโปรโมชั่นต่างๆที่เกิดขึ้นภายในงาน นอกจากนั้นยังต้องเตรียมทีมงานที่คอยเป็นทีมงานตั้งรับในกรณีที่เกิดปัญหา โดยเฉพาะกับช่องทางอย่าง Zoom และช่องทางที่สร้างขึ้นใหม่ เพราะไม่ใช่ทุกคนที่มีความคุ้นเคยกับโปรแกรม Zoom ดี โดยเฉพาะแขกกลุ่มที่อาจไม่ได้ทำงานลักษณะออฟฟิศและต้องติดต่อสื่อสารในลักษณะการประชุมทีมเป็นประจำ ดังนั้นการมีทีมงาน Support ช่วยเหลือเสมอเป็นสิ่งที่จำเป็นมากๆค่ะ

สถานการณ์ COVID-19 ช่วงนี้อาจจะทำให้เราต้องอยู่กับ Virtual Event กันไปอีกสักพักหนึ่ง แต่การจัด Virtual Event ให้ราบรื่นและมีกิจกรรมสนุกๆที่หลากหลายก็ไม่ใช่เรื่องยากเสมอไปนะคะ หากมีสมาชิก UNBOK ท่านไหนอยากรู้เรื่องของ Virtual Event ประเด็นอื่นๆเพิ่มเติม สามารถฝากไว้ที่ช่อง Comment ใต้นี้ได้เลยค่ะ 😊

Contributor

Jinsiree Palakawongsa Na Ayudhya

Full-time lecturer at a school of communication arts and freelance event planner. Living with a strong passion for experiential and event marketing. Her happiness is all about making event audiences smile and playing with her cats.