Work from Home รอบนี้กลับมา หลายคนเริ่มรู้สึกชินชากับสภาพแวดล้อมของการทำงานที่บ้าน พลอยทำให้การประชุมออนไลน์ไม่ใช่เรื่องตื่นเต้นเหมือนแต่ก่อน ที่ทุกคนยังสนุกกับการเปลี่ยน Background และลองฟังก์ชั่นใหม่ๆ ทำให้ครั้งนี้หัวหน้าทีมอาจจะรู้สึกว่ายากลำบากมากขึ้นเล็กน้อยในการนำประชุมให้บรรยากาศดีและได้ผล ทีมงาน UNBOX จึงขอนำเสนอ Tips เล็กๆน้อยๆให้บรรยากาศการประชุมออนไลน์ที่แสนจะน่าเบื่อในบางครั้ง กลับมาสดชื่น และได้ผลการประชุมอันกระชับรวดเร็วมากขึ้นค่ะ

• ระหว่างรอประชุม ลองเปิด Introduction Slide ให้ผู้เข้าร่วมเห็น Agenda หรือเข้าใจกฎการประชุมก่อน
สำหรับทีมที่มีจุดประสงค์การประชุมอยู่แล้ว หัวหน้าทีมอาจย้ำ Agenda การประชุมในระหว่างการรอคนเข้าครบ เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้เตรียมตัว และอาจนึกขึ้นได้ว่าหัวข้อไหนเกี่ยวกับตนเอง พร้อมทบทวนว่าเตรียมข้อมูลมาพร้อมหรือไม่ ส่วนหากเป็นการประชุมครั้งใหม่ หรือเป็นการสอนออนไลน์กับเด็กๆ อาจขึ้นกฏของการเรียนการสอนว่าควร Rename ชื่อตัวเองเป็นอะไร ควรเปิดกล้องตลอดเวลาหรือไม่ และเอกสารประกอบการเรียนในวันนี้สามารถ Download ได้ที่ใด ทั้งหมดนี้ผู้เข้าประชุมจะได้รู้สึกดีกับการเตรียมความพร้อมของเราด้วยค่ะ

• หากไม่อาจบังคับให้ทุกคนเปิดกล้อง แต่ใช้วิธีทักทายให้รู้สึกสบายใจ
การเปิดกล้องให้เห็นหน้ากันหมดเป็นบรรยากาศที่ทำให้ผู้พูดรู้สึกว่ามีคนฟัง แต่หากมีใครที่ไม่สะดวกใจจริงๆ เช่นสภาพแวดล้อมที่บ้านอาจไม่เหมาะสม หรือไม่สบายใจที่จะเปิดเผยมุมส่วนตัว อาจจะต้องแล้วแต่บริบทของทางหน่วยงานต่างๆว่าซีเรียสมากแค่ไหนในการเปิดกล้อง แต่ถ้าไม่อยากจะบังคับเพื่อนร่วมทีม แล้วอยากเห็นหน้าให้รู้สึกว่าเราไม่ได้พูดคนเดียว อาจจะพูดทักทายแล้วลองดูว่าเขาอยู่หน้าการประชุมหรือไม่ แล้วลองดูปฏิกิริยาอีกทีว่าเขาเปิดกล้องทักทายกับเราหรือไม่

• เอ่ยทักทายผู้อื่นก่อนด้วยคำในเชิงบวก (Positive Word)
การทักทายผู้อื่นในเชิงบวกเป็นหลักการทักทายแบบสากล ที่ถ้าอยากให้การสนทนาของวันนั้นราบรื่น จงเริ่มต้นด้วยคำพูดในเชิงบวก คนไทยเราอาจจะชินกับการชมเสื้อผ้า หน้า ผม หรืออาจจะชมในเรื่องของงานที่ผ่านมา หรือชวนคุยเรื่องสนุกๆที่แสดงถึงความใส่ใจทีมก็ได้ค่ะ

• เมื่อพูดเนื้อหา ชี้แจงความเกี่ยวของของเนื้อหาที่มีต่อผู้เข้าร่วมประชุมเสมอ
ปัญหาใหญ่ของการประชุมออนไลน์ คือผู้เข้าร่วมประชุมมักเสียสมาธิได้ง่าย และอาจจะมีกิจกรรมอื่นทำควบคู่ไปด้วยอีกมาก ดังนั้นเพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมกำลังฟังสิ่งที่เรานำเสนออยู่จริงๆ อาจต้องมีการระบุว่า สำหรับในหัวข้อนี้นั้นเกี่ยวข้องกับ …… และต้อง Call for Action หัวข้อต่อหัวข้ออย่างชัดเจนว่า สิ่งที่ต้องทำต่อไปจากหน้านี้คืออะไร

• เมื่อไม่มีคำตอบของประเด็นบางเรื่อง อย่าปล่อย Dead Air นานไป
Dead air นั้นทำให้บรรยากาศการประชุมกริบ และเจื่อนได้ หากเราลองพยายามระดมไอเดียที่สุดแล้วแต่สมาชิกยังเงียบ ให้ข้ามไปประเด็นอื่น แต่อย่าลืมจดโน้ตไว้เพื่อคุยกันอีกครั้งหลังเบรก หรือหากเป็นเรื่องที่ต้องเตรียมข้อมูลมากขึ้นเพื่อให้พูดคุยต่อได้ ควรนัดเป็นการประชุมครั้งถัดไป เพราะต้องยอมรับว่าการ Brainstorm กันทางออนไลน์นั้นไม่ใช่ช่องทางที่หลายคนคุ้ยเคย ดังนั้นต้องให้เวลาเขาเตรียมข้อมูลจนกว่าจะสบายใจและพูดคุยได้ค่ะ

• พักเบรกและพูดคุยกันได้เหมือนชีวิตจริง
ควรกำหนดเวลาการพักเบรก หรือพักได้หากมองเห็นว่าผู้เข้าประชุมเหนื่อยล้า และอาจชวนสนทนาง่ายๆเป็นกันเองในประเด็นที่เหมือนได้พูดคุยที่ออฟฟิศ หรืออาจลองอัพเดตกิจกรรม WFH ใหม่ๆที่แต่ละคนสนใจในรอบนี้

• รักษาเวลา เคารพการจัดการเวลาของทีมเสมอ
สิ่งที่สำคัญที่สุดของการ Work from Home นั้นคือนายจ้างต้องเชื่อใจและเคารพเวลาของทีม และทีมเองก็ต้อง Deliver งานที่สมน้ำสมเนื้อกับชั่วโมงการทำงานตามได้รับมอบหมาย ดังนั้นการประชุมที่บ้านนั้นมิได้หมายถึงจะประชุมเมื่อไหร่ก็ได้ นานเท่าใดก็ได้ แต่ก็ต้องกระชับ มีตารางที่แน่นอน ให้เหมือนกับการประชุมที่ออฟฟิศ และควรจะดูแลให้กระชับมากกว่าการประชุมที่ออฟฟิศเสียด้วยซ้ำ เนื่องด้วยการทำงานที่บ้านอาจจะมีแนวโน้มจะเสียสมาธิได้ง่ายกว่าการทำงานในที่ทำงานปกติค่ะ

• ขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมและสรุป Next step เสมอ เพื่อให้งานเดินหน้าได้ต่อไป
เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่าใกล้จบประชุม มักกลับมากระตือรือร้นและเตรียมทำสิ่งต่อไปเสมอ ผู้นำประชุมควรใช้โอกาสนี้ในการทบทวนข้อสรุปและสิ่งที่ต้องทำต่อไปจากการประชุมวันนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีใครพลาดประเด็นใด หากเป็นหัวหน้าที่ซีเนียร์และสามารถเช็คงานน้องๆในทีมได้อย่างเป็นทางการ ก็อาจจะสอบถามทำความเข้าใจกับน้องๆให้ทบทวนข้อสรุปสั้นๆอีกครั้งหนึ่งได้ค่ะ

จาก Tips ทั้งหมดนี้ ทาง UNBOX ก็หวังว่าจะทำให้การประชุมของทุกคนเป็นไปอย่างราบรื่น กระชับ ไม่น่าเบื่อนะคะ หากใครที่มีปัญหาหรืออยากแชร์ประสบการณ์การ Work from Home ที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สามารถพิมพ์ Comment ที่ช่องด้านล่างนี้ได้ค่ะ 😊

Contributor

Jinsiree Palakawongsa Na Ayudhya

Full-time lecturer at a school of communication arts and freelance event planner. Living with a strong passion for experiential and event marketing. Her happiness is all about making event audiences smile and playing with her cats.