การทำงานจากบ้าน หรือ ที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า Work From Home (WFH) ถือเป็น เทรนด์ใหม่ที่มาพร้อมๆกับอาการตื่นตัวกับไวรัส Covid-19 เนื่องด้วยสภาพสถานการณ์ที่โลกกำลังเจอโรคระบาด มาตรการรักษาความปลอดภัยและยับยั้งการแพร่กระจ่ายของทั้งภาครัฐและเอกชน รวมไปถึงความหวาดกลัวของคนทั่วไป ทำให้การทำงานจากที่บ้านกลายเป็นทางเลือกใหม่สำหรับพนักงานรุ่นใหม่อย่างเราๆ (หรือสำหรับหลายๆบริษัทก็เป็นกฎบังคับใช้เลย)

ซึ่งจริงๆการ Work From Home หรือการทำงานจากบ้าน นั้นไม่ใช่เรื่องใหม่ที่เพิ่งถูกคิดข้นมาเพื่อรองรับ Covid-19 แต่มีมานานแล้ว โดยเฉพาะในต่างประเทศอย่างอเมริกาหรือยุโรป ในสหรัฐอเมริกานั้นเทรนด์การ Work From Home เริ่มเป็นที่นิยมมาตั้งแต่ปี 2008 ที่เกิดวิกฤตเศรษฐกิจ ทำให้แต่ละบริษัทต้องการลดต้นทุนจึงทำการออกมาตรการ Work From Home ขั้นมา นอกจากจะช่วยประหยัดต้นทุนของบริษัทแล้ว พนักงานยังพอใจมากขึ้น และมี Productivity ที่สูงขึ้นด้วย บริษัทใหญ่ๆ อย่าง Google, Facebook หรือ Apple เองก็อนุญาตให้พนักงานสามารถขอ Work From Home เป็นครั้งคราว หรือเป็นช่วงๆเมื่อมีความจำเป็นได้ ส่วนในประเทศไทย เราก็จะเห็นได้ว่าฟรีแลนซ์ต่างๆก็นำเทรนด์ Work From Home กันมานานแสนนานแล้ว

สิ่งหนึ่งที่มาคู่กับการ Work From Home คือการสื่อสารด้วยเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะ VDO Call ไม่ว่าจะเป็น Google Hangouts, Zoom, Web-ex, Skype และอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งอาจเป็นเรื่องใหม่และสร้างปัญหาสำหรับหลายๆคนที่ไม่คุ้นเคย วันนี้ UNBOX BKK มีเทคนิคง่ายๆ 5 ข้อมาเสนอเพื่อให้การทำงานผ่าน VDO Call ในช่วงนี้ของทุกทุกคนเป็นไปได้อย่างราบรื่นขึ้น

Schedule meeting

1. Schedule the meeting in advance and send or turn on notifications to remind everyone: ทำการนัดหมายก่อนเวลาและอย่าลืมเปิดการตั้งเตือนล่วงหน้าของตัวเองและตั้งการส่งการเตือนถึงผู้เข้าร่วมทุกคน

เนื่องจากหลายๆคนไม่คุ้นกับการทำงานจากบ้าน รวมถึงการใช้วีดีโอคอลในการประชุม ประกอบกับบรรยากาศสบายๆของบ้าน ไม่มีคนเตือน และอาจรวมกับความขี้เกียจส่วนบุคคล ทำให้สมาชิกในทีมอาจหลงลืมการประชุมได้ เพราะฉะนั้นการประชุมทุกครั้งควรนัดล่วงหน้า (ในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมหลายๆคน) ควรส่งคำเชิญในปฎิทิน และอย่างลืมตั้งระบบเตือนก่อนเวลาด้วย ซึ่งไม่ว่าจะเป็นวีดีโอคอลแบบไหน ตอนนี้ก็สามารถเชื่อมต่อกับทั้งอีเมลและปฎิทินดิจิทัลได้หมดแล้ว รวมถึงมีฟังก์ชั่นตั้งเวลาเตือนล่วงหน้าด้วย คราวนี้แหละ อาการหลงๆลืมๆ หรือการเสียเวลา LINE ตามกันไปมา ก็จะไม่เกิดกับทีมของเราอีกต่อไป

2. Set team norm on Dos and Donts for Video call: ระดมสมองตั้งกฎข้อควรทำที่เหมาะกับทีมของเรามากที่สุดเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจตรงกัน

เพราะการทำงานจากบ้าน และการใช้วีดีโอคอลเป็นเรื่องใหม่ กฎกติกาเดิมๆที่เคยใช้ตอนประชุมแบบเห็นหน้ากัน อาจจะไม่เวิร์คอีกต่อไป ลองระดมสมองคนในทีมมาช่วยกันปรับกติกาใหม่ๆ ให้เหมาะกับรูปแบบการประชุมนี้กัน ไม่ว่าจะเป็น การขอให้ทุกคนกดตอบรับ หรือ ปฎิเสธการเข้าร่วมการประชุมล่วงหน้า การห้ามรับประทานอาหารระหว่างประชุม หรือการห้ามมาสายเกิน 5 นาที ไม่อย่างนั้นจะถูกปรับ ลองคิดกันดูกับทีม และทำความเข้าใจยอมรับให้ตรงกัน จะได้ไม่มีปัญหาภายหลัง

3. Set Clear Agenda and Assign one person in the team lead and run meeting: เลือกหัวข้อการประชุมให้ชัดเจนและมอบหมายให้ใครซักคนในทีมรับผิดชอบเป็นผู้นำการประชุมนั้นๆ (ถ้าให้ดีควรผลัดกันทำทั้งทีม จะได้เป็นการฝึกความสามารถให้คนในทีมโดยอัตโนมัติ

การประชุมผ่านวีดีโอคอลอาจมีการถูกรบกวนได้ง่าย หรือหลายๆคนคิดว่ามันดูไม่สำคัญเท่ากับการเจอหน้ากันจริงๆ เพราะฉะนั้นการตั้งหัวข้อการประชุมไว้ก่อน จะช่วยได้มากในการทำให้ผู้ร่วมประชุมทุกคนเข้าใจถึงความสำคัญของการประชุมนั้นๆ และช่วยกันการนอกเรื่อง หรือ ผิดเรื่องได้ด้วย บางทีก็ทำการตั้งเวลาเลยว่าเราจะคุยเรื่องไหนกันกี่นาที เพื่อเป็นการ Make Sure ว่าการประชุมแต่ละครั้งจะเป็นการประชุมที่ใช้เวลาให้เป็นประโยชน์ได้จริงๆ

Headsets

4. Use headset instead of built in speakers and microphone: ใช้หูฟังแยกต่างหากแทนการใช้ไมโครโฟนกับลำโพงที่ติดมากับเครื่อง

สิ่งหนึ่งที่ควรระวังระหว่างทำงานที่บ้านคือความปลอดภัยของข้อมูลที่เรานำมาถกเกึยงกันในระหว่างประชุม โดยเฉพาะหลายๆคนที่ไม่ได้อยู่คนเดียว อาจจะมีครอบครัว หรือเพื่อนร่วมห้อง ซึ่งเราไม่สามารถรู้ได้เลยว่าเรื่องสำคัญในบริษัทที่เรากำลังคุยกันอยู่นั้น คุณแม่จะเอาไปเมาท์กับเพื่อน แฟนจะเปิดเครื่องอัดเสียงไว้โดยไม่รู้ตัว หรือลูกที่ยังเล็กจะเอาไปเล่าให้ครูฟังรึเปล่า เพื่อความปลอดภัยในข้อมูลของบริษัท เราจึงควรใช้หูฟังและไมค์แบบแยกทุกครั้ง ให้เราได้ยินการประชุมได้คนเดียว และการทำแบบนี้จะช่วยให้เสียงรบกวนภายนอกหลุดรอดเข้าไปในการประชุมของเราได้น้อยลงอย่างมากอีกด้วย

5. If you can’t hear or having difficulty understanding, use caption feature: ถ้าไม่ค่อยได้ยินเสียง ลองใช้ฟีเจอร์ใส่ซัปไตเติ้ลคำบรรยายอัตโนมัติเพื่อเป็นตัวช่วย

หลายๆคนมีปัญหาฟังไม่ทัน หรือฟังไม่เข้าใจ เพราะการได้ยินมีปัญหามากขึ้นเมื่อไม่ไดั้เจอหน้ากัน โดยเฉพาะการประชุมที่ใช้ภาษาอังกฤษ จริงๆแล้วพวก VDO Call Platform ต่างๆก็มีฟังก์ชั่นที่ชื่อว่า Caption อยู่ด้วย ซึ่งฟังก์ชั่นนี้จะทำหน้าที่ฟังเสียงแล้วถอดข้อความออกมาเป็นแบบซัปไตเติ้ลหรือคำบรรยายในภาษานั้นๆ (ไม่มีการแปลเป็นภาษาไทยนะ) ทำให้เราสามารถฟังไปด้วยอ่านไปด้วยได้ ยกตัวอย่างเช่น Hangouts ของ Google ก็มีตัวช่วยทำคำบรรยายภาษาอังกฤษให้เราได้ด้วย โดยสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้จากเว็ปไซต์ของ Google ตามนี้เลย https://support.google.com/meet/answer/9300310?hl=th

เห็นไหมคะ ง่ายๆแค่ทำ 5 ข้อนี้ การทำงานหรือประชุมผ่าน VDO Call ก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ทีมงาน UNBOX BKK ก็ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคนผ่านช่วงเวลาที่ยากลำบากนี้ไปได้พร้อมๆกัน

Contributor

Mook Phipatseritham

Co-founder of UNBOX BKK, Business Consultant/Digital Transformation Specialist by profession and Lifelong Learner by passion. She reads on a daily basis, like turning data into insight, love knowledge sharing, and enjoy meaningful discussions and arguments.